Office Excel技巧之解決常見的排序故障

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關(guān)鍵詞：重慶IT外包發(fā)布時(shí)間：11-08-22 01:14:42 瀏覽量：【字體：大中小】

排序不準(zhǔn)確，是普通用戶在電腦應(yīng)用中經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題，我們應(yīng)該有針對(duì)性的解決這些問(wèn)題。

　　沒有正確選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，而自動(dòng)選擇的區(qū)域中包含有空格

　　如果需要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域不是標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)列表，并且包含空格，那么若在排序前沒有手工先選定整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，而是只選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，排序結(jié)果將很可能不正確。因?yàn)樵谶@種情況下，Excel并不總是能為用戶自動(dòng)選擇正確的數(shù)據(jù)區(qū)域。

　　內(nèi)存不足的情況

　　Excel是一款桌面型的電子表格軟件，當(dāng)處理過(guò)于龐大的數(shù)據(jù)量時(shí)，其性能會(huì)低于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，并完全依賴于電腦的硬件配置。因此，當(dāng)排序或篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域過(guò)大時(shí)，Excel可能會(huì)提示用戶“內(nèi)存不足”。此時(shí)，可以采用以下的解決方法。

　　1．增加電腦的物理內(nèi)存。

　　2．優(yōu)化電腦的性能，如關(guān)閉暫時(shí)不需要的其他程序，清理系統(tǒng)分區(qū)以保留足夠剩余空間，刪除Windows臨時(shí)文件等。

　　3．減小排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。

　　數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字

　　當(dāng)數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字時(shí)，排序結(jié)果將會(huì)錯(cuò)誤。在表格中，A5∶A10是文本型數(shù)字，此時(shí)按編號(hào)進(jìn)行排序，則較小的編號(hào)可能會(huì)排到較大的編號(hào)后面去。

　　要想使排序結(jié)果正確，必須先將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)字。

　　Excel提示“不同的單元格格式太多”

　　如果用戶工作簿中存在著4000種以上的單元格格式組合，那么在執(zhí)行許多命令時(shí)（包括排序），Excel都會(huì)提示“不同的單元格格式太多”。

　　這里所談到的單元格格式組合，指工作簿中任意單元格，如果所設(shè)置的單元格格式與其他單元格有任何細(xì)微的差別，即成為一種單元格格式組合。比如，有兩個(gè)單元格，都設(shè)置單元格格式為紅色宋體12號(hào)字，如果其中一個(gè)單元格的數(shù)字格式使用2位小數(shù)，而另一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)格式不使用小數(shù)，則兩個(gè)單元格各使用一種單元格格式組合。

　　在一般情況下，4000種的上限足夠用戶設(shè)置數(shù)據(jù)區(qū)域，但如果某個(gè)工作簿文件經(jīng)過(guò)多人之手，長(zhǎng)年累月使用，并且有很多內(nèi)容是從別的文件中Copy而來(lái)，也可能最終導(dǎo)致超出限制。

　　解決的方法是簡(jiǎn)化工作簿的格式，使用統(tǒng)一的字體、圖案與數(shù)字格式。

　　排序區(qū)域包含合并單元格

　　如果在排序的時(shí)候，Excel提示“此操作要求合并單元格都具有相同大小”，則說(shuō)明數(shù)據(jù)區(qū)域中包含合并單元格，并且合并單元格的大小各不相同。A列的數(shù)據(jù)是由合并單元格組成，而B列和C列都沒有合并單元格。此時(shí)如果對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域的排序操作將無(wú)法進(jìn)行。

　　同行次的合并單元格的大小完全相同，因此可以正常排序。